Rezerwujesz wycieczkę? O tych 5 rzeczach warto pamiętać!

Na podstawie takich problematycznych sytuacji, z którymi najczęściej spotykają się nasi konsultanci, przygotowaliśmy 5 wskazówek, o których warto pamiętać, dokonując rezerwacji wycieczki.

Zanim do nich przejdziemy, na początek krótkie wyjaśnienie różnicy pomiędzy osobą rezerwującą wyjazd a jego uczestnikiem, czyli określeniami, które często funkcjonują w procesie zakupu wycieczki. Jasno musimy tu jednak zaznaczyć, że w ustawie o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych stosuje się tylko jedno pojęcie – „podróżny”.

W świetle obowiązujących przepisów obie te osoby (rezerwujący i uczestnik) mają status i prawa podróżnego, ale w samym procesie obsługi zamówienia, zawierania umowy o imprezę turystyczną czy uzyskiwania dokumentów podróży – w związku z ochroną danych osobowych oraz prawem umownym – ich zakres uprawnień się różni.

Które informacje na temat zamówienia możemy więc uzyskać, jeśli sami zawieramy umowę o imprezę turystyczną, a które – gdy jesteśmy uczestnikiem wycieczki na podstawie umowy zawartej przez inną osobę (np. męża, żonę, rodzica, przyjaciela)?

 ---

To osoba uprawniona do kontaktu w sprawie rezerwacji – może w imieniu wszystkich uczestników wyjazdu dokonywać edycji zamówienia czy korekty danych, podejmować decyzje ws. wycieczki i otrzymywać informacje przekazywane przez Organizatora wyjazdu. To właśnie z nią – na podany podczas składania zamówienia adres e-mail i numer telefonu – nasi konsultanci mają prawo się skontaktować.

Decyzji dotyczących rezerwacji nie może podejmować uczestnik wyjazdu – czyli osoba, która wybiera się na wczasy, ale nie zakładała rezerwacji. Uczestnik wyjazdu może decydować tylko i wyłącznie o sobie i to w momencie, gdy rezerwacja jest chociaż częściowo opłacona (uiszczona została zaliczka) – może np. dodać dla siebie bagaż czy wykupić ubezpieczenie turystyczne. Uczestnik wyjazdu również może dowiadywać się o aktualnych godzinach przelotów oraz o innych ważnych kwestiach dotyczących rezerwacji. Jednak nie może dokonywać istotnych zmian w całej rezerwacji.

Co ważne, osoba rezerwująca wcale nie musi być uczestnikiem wyjazdu – może na przykład zarezerwować wakacje dla swoich rodziców czy znajomych. Nie musi też być płatnikiem – wyjazd może opłacić (i potem np. otrzymać fakturę na swoje dane) dowolny uczestnik wyjazdu, a nawet osoba niezwiązana z rezerwacją.

 ---

1.   Złóż formularz rezerwacyjny na swoje dane, nawet jeśli kupujesz wycieczkę w prezencie

Brzmi banalnie? Uwierz, to naprawdę istotne i pozwoli uniknąć wielu nieoczekiwanych komplikacji. Ileż razy zdarzyło się, że żona wypełniła formularz na dane męża, który nic nie wiedział o rezerwacji wycieczki. Albo w drugą stronę – mąż podał swoje imię i nazwisko, ale numer telefonu żony. I znów problem, bo przecież mamy prawo do kontaktu z Panem X, a nie z Panią Y.

By uniknąć powyższych, z pozoru zabawnych, sytuacji, pamiętaj: jeśli dokonujesz rezerwacji wycieczki, jesteś osobą decyzyjną, uprawnioną do edycji zamówienia – podaj swoje dane. Nie żony, nie męża, nie przyjaciela. To znacznie ułatwi proces kontaktu.

Dobrze, ale ktoś zapyta: co w przypadku, jeśli rezerwuję wycieczkę na prezent? Albo chcę założyć rezerwację dla osoby starszej, niezbyt biegłej w obsłudze komputera? Kogo najlepiej wpisać jako osobę rezerwującą? Odpowiadamy: siebie. Dzięki temu, jeśli zaistniałaby taka potrzeba, będziesz mógł dokonać korekty danych w prezencie-niespodziance czy w imieniu mamy/ojca/babci/dziadka, napisać maila w sprawie zakupu dodatkowego bagażu lub modyfikacji parametrów wyjazdu. Pamiętaj, po zakupie wycieczki możesz dokonać zmiany osoby rezerwującej (gdy np. już wręczysz prezent i nie będziesz chciał dalej angażować się w szczegóły wyjazdu obdarowanych).

Literówki się zdarzają, nawet najlepszym! Dlatego wypełniając online formularz rezerwacyjny lub podając dane konsultantowi na infolinii, zwróć szczególną uwagę, czy podany przez Ciebie e-mail jest poprawny – czy każda kropka, kreska, litera i cyfra na pewno znajdują się we właściwym miejscu 😊 Wybierz do kontaktu taki adres, który najczęściej używasz, który pamiętasz i do którego masz dostęp.

Dlaczego to takie ważne? Adres e-mail to – obok numeru telefonu – podstawowa forma kontaktu w sprawach dotyczących Twojej rezerwacji. To właśnie tam zostaną wysłane umowy, dokumenty podróży z danymi osobowymi uczestników wyjazdu, formularze niezbędne do wypełnienia przed podróżą czy ważne informacje (np. dotyczące warunków wjazdu do danego kraju). Literówka w adresie e-mail może sprawić, że nie otrzymasz ważnych dokumentów na czas i – ze względu na brak reakcji z Twojej strony na wiadomość, której nie otrzymałeś – Twoja wycieczka przepadnie.

Adres e-mail podany podczas rezerwacji wyjazdu to również podstawowa forma kontaktu Klienta (czyli Ciebie) z konsultantami. Masz pytanie dotyczące wycieczki? Chcesz zmienić uczestników wyjazdu, dokupić bagaż czy zapytać o ubezpieczenie turystyczne? Wyślij takie zapytanie z adresu e-mail podanego podczas rezerwacji, a w tytule/treści wiadomości podaj numer Twojego zamówienia – to usprawni komunikację.

Wyobraź sobie taką sytuację: już wkrótce zaczynasz wakacje marzeń. Walizka spakowana, pozostaje się wyspać i następnego dnia pojawić na lotnisku. Po przybyciu na terminal okazuje się jednak, że Twój samolot odleciał dwie godziny wcześniej, a Ty nic o tym nie wiedziałeś! Rozpoczynając urlop, wylogowałeś się ze świata online (więc nie sprawdziłeś maila), a podczas rezerwacji podałeś błędny numer telefonu. Efekt: dzwonimy do Ciebie z bardzo ważną wiadomością, a tu okazuje się, że Twój numer telefonu wcale nie jest Twój lub – co gorsza – nie istnieje.

Rozmowa telefoniczna to pierwsza ścieżka kontaktu w sprawach dotyczących rezerwacji, takich jak poprawa danych, dokonanie zmian w zamówieniu czy przekazanie pilnych informacji (taki kontakt jest szczególnie ważny, jeśli czas nagli i szybko trzeba podjąć decyzję). Podanie przez Ciebie aktualnego i poprawnego numeru telefonu pozwoli nie tylko na sprawny kontakt przed wakacjami, ale również w ich trakcie (np. jeśli chciałby się z Tobą skontaktować rezydent).

Pamiętaj o tym, żeby podczas rezerwacji podać prawidłowe dane osoby rezerwującej wyjazd i uczestników wycieczki. Muszą być one identyczne z informacjami zawartymi w dokumentach tożsamości, którymi będziecie się posługiwać podczas podróży (czyli w paszportach lub w dowodach osobistych).

Dlaczego to takie ważne? Na podstawie tych danych zostaną wystawione dokumenty podróży (bilety, karty pokładowe, vouchery hotelowe). Jeśli zawarte w nich imiona, nazwiska lub daty urodzenia będą niezgodne z informacjami widniejącymi w paszporcie czy dowodzie osobistym, nie zostaniecie wpuszczeni na pokład samolotu. Z tego właśnie powodu sprawdź te dane co najmniej kilka razy, nie używaj zdrobnień (Twoja kochana mama Asia to oficjalnie jednak nadal Joanna – wydaje się banalne, ale nasze doświadczenia pokazują, że i takie pomyłki przy podawaniu danych mają miejsce), upewnij się, że wszystkie cyferki w dacie urodzenia zostały wpisane poprawnie.

Planujesz wyjazd w większym gronie? Niezależnie, czy to rodzina, czy przyjaciele – jeśli chcecie zarezerwować kilka pokoi, wybierzcie spośród siebie jedną osobę, która będzie odpowiedzialna za kontakt w sprawie wszystkich rezerwacji.

Dzięki temu zyskamy możliwość połączenia Waszych zamówień i Wasze rezerwacje będą traktowane jako wspólne, co oznacza dla Was np. możliwość przekazania prośby do hotelu o pokoje blisko/w sąsiedztwie siebie.

Wyobraź też sobie sytuację – a takie czasem mają miejsce – że Organizator wyjazdu z jakiegoś powodu dokona anulacji części zamówień. Jeśli Wasze rezerwacje nie zostaną połączone, więc każda z nich będzie obsługiwana oddzielnie, może się zdarzyć, że taka anulacja obejmie na przykład 2 z 4 pokoi. Dla części z Was wakacje w hotelu Z nadal będą aktualne, a część ekipy będzie zmuszona szukać innej oferty. Jeśli wszystkie zamówienia będą traktowane jako jedna, wspólna rezerwacja, taki problem nie wystąpi.